Microsoft 365で何ができる？導入メリットやできることをわかりやすく解説！

企業のDX推進が求められる中、Microsoft 365は多くの中小企業から大企業まで注目を集めています。しかし「結局何ができるのか」「どの機能を使えばいいのか」が分からず、導入を躊躇する声も少なくありません。

結論、Microsoft 365でできることは具体的に次のとおりです。

この記事では、Microsoft365で何ができるのかを機能・ツール・活用法別にわかりやすく解説します。

記事を読めば、自社にとって必要な機能を把握でき、無駄なくMicrosoft 365を活用する道筋が見えてくるでしょう。

Microsoft365ができること5選！

Microsoft365でできることは、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

ファイルの保存・共有・共同編集が可能

Microsoft 365では、OneDrive for BusinessやSharePointを通じて、ファイルの保存・共有・同時編集が可能です。

社内外の関係者ともファイルの受け渡しが簡単におこなえるため、メールで添付ファイルを送付する手間を省けます。

Microsoft 365を活用すれば、リモートワーク中でもチームメンバーとスムーズに情報連携ができ、生産性を大きく向上させられるでしょう。

最新バージョンのOfficeソフトを利用できる

Microsoft 365を契約すると、WordやExcel、PowerPointなど主要なOfficeソフトを常に最新バージョンで利用できます。

従来の買い切り型Officeと異なり、自動的にアップデートが行われるため、セキュリティ面でも安心です。

特に情報漏洩や脆弱性が問題視される現在、最新のセキュリティパッチが適用されるのは大きなメリットといえるでしょう。

複数の端末で利用できる

Microsoft 365は、1ライセンスで最大5台の端末にOfficeアプリをインストール可能です。

たとえば、社用PC・自宅ノートPC・スマートフォン・タブレットなど、さまざまなデバイスで同じアカウントを使って業務を進められます。

時間や場所に縛られない柔軟な働き方を取り入れたい企業に魅力的なポイントといえるでしょう。

Officeソフト拡張機能を利用できる

Microsoft 365では、Officeアプリをさらに強化するアドイン（拡張機能）を活用できます。業務に合わせて必要な機能を追加することで、生産性を向上できます。

代表的な拡張例は以下のとおりです。

提携業務を自動化できるアドインや翻訳機能など、便利機能が豊富です。自社の業務に合わせて最適な拡張機能を導入し、業務効率化に励みましょう。

セキュリティ対策・データ保護が可能

Microsoft 365は万が一の情報漏えいやデバイス紛失といったインシデントに備え、セキュリティ対策やデータ保護機能が搭載されています。

多要素認証やDLPといった技術的対策など、セキュリティレベルを向上させるための対策が充実しています。

そのため、個人情報や顧客データを取り扱う企業にとって、セキュリティ対策やデータ保護が優れている点は大きなメリットといえるでしょう。

Microsoft 365で使用できる便利なサービス一覧

Microsoft 365で使用できる便利なサービスは、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

Excel | データ分析や帳票作成を効率化できる表計算ソフト

Excelは、Microsoft 365の中でもよく利用される表計算ソフトです。

売上管理や勤怠集計、業績レポート作成など、あらゆる業務に対応できます。また、グラフや関数、ピボットテーブルなどを駆使すれば、数値の「見える化」も簡単に実現できます。

複数の機能があり、うまく組み合わせれば定型業務の効率化だけではなく、データに基づいた意思決定のスピードも向上させられるでしょう。

Word | 文章作成や社内ドキュメントに最適なテキスト編集ツール

Wordは、ビジネス文書から報告書、社内マニュアルまで、あらゆるドキュメントの作成に対応できる高機能テキストエディタです。

書式テンプレートやスタイル機能で簡単に整った文書が作成できるほか、コメント・変更履歴の管理機能で、校正・レビューといった業務もスピーディにおこなえます。

また、翻訳や音声入力なども搭載されているため、社内ドキュメント作成におすすめのサービスです。

PowerPoint | プレゼン資料を誰でもわかりやすく作成できる

PowerPointは、社内外向けのプレゼン資料や企画書をわかりやすく構成・表現するためのスライド作成ソフトです。

視覚的な要素が重視される現代において、デザインやアニメーションの豊富さ、テンプレートの使いやすさが業務における武器となります。

社内会議、顧客提案、研修資料など多様なシーンに対応でき、誰でも説得力のあるアウトプットを実現できます。

Outlook | メール・予定・タスク管理を一元化できる万能ツール

Outlookは、メール送受信だけでなく、スケジュール管理、会議調整、タスク整理をひとつのアプリで完結できる多機能ツールです。

Microsoft 365と連携することで、Teams・ToDo・カレンダーとも自動連動し、日々の業務を抜け漏れなく管理できます。

複数の業務を並行しておこなう必要がある人にとっては、時間管理やタスク管理が効率よくおこなえる強力なツールであるといえるでしょう。

OneDrive | 1TBのクラウドストレージでファイル管理が簡単に

OneDrive for Businessは、1ユーザーあたり1TBのクラウドストレージを利用できる機能です。

場所や端末を問わず、安全かつ柔軟にファイルへアクセスでき、業務のスピードと柔軟性を高めます。

ファイルのバックアップや復元、業務中のデータ移動にも対応しており、BCP対策（事業継続計画）の一環としても有効です。

SharePoint | 社内ポータルやファイル共有基盤を構築できる

SharePointは、チーム・部署単位で情報を整理・共有できるポータルサイトやファイル共有基盤を構築できるサービスです。

従業員全員が同じ情報を見られるようにすることで、属人化を防止できます。

Microsoft TeamsやPower Automateと連携し、ワークフローの自動化も可能です。

Teams | チャット・Web会議・ファイル共有が一体化したコミュニケーション基盤

Teamsは、チャット・通話・Web会議・ファイル共有・アプリ連携などがおこなえるコミュニケーションツールです。

多くの企業でテレワークが普及しており、遠隔地の人とコミュニケーションを円滑に取ることのできる魅力的なツールです。

Teams内でファイルをチームごとに共有・共同編集できるため、社内コミュニケーションを強化したい企業におすすめのサービスです。

Microsoft365を導入するメリット

Microsoft365を導入するメリットは、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

常に最新状態のアプリケーションを利用できる

Microsoft 365では、WordやExcelをはじめとするOfficeアプリケーションが常に最新版で提供されます。

ユーザーが意識しなくても新機能やセキュリティパッチが適用されるため、常に最新状態で業務に取り組めます。

安全性の高い運用が可能なため、セキュリティを意識する企業にとって魅力的です。

サブスクのため初期費用を抑えられる

Microsoft 365は月額または年額のサブスクリプション方式で提供されているため、初期費用を大幅に抑えて導入できます。

プラン名	料金
Microsoft 365 Business Basic	899円 /月
Microsoft 365 Business Standard	1,874円 /月
Microsoft 365 Business Premium	3,298円 /月
Microsoft 365 Apps for business	1,236円 /月

※料金はすべて税込です。

Microsoft 365 Business Basicは月額1,000円もかからないため、コストをあまりかけたくないベンチャー企業や中小企業でも安心です。

従来の「買い切り型」と異なり、必要な人数・期間に応じて契約を柔軟に変更できる点も魅力です。

セキュリティを強化できる

Microsoft 365は、エンタープライズ向けに設計されたセキュリティ機能が標準で備わっており、従業員の誤操作や外部からの脅威に強い設計となっています。

多要素認証やDLP、マルウェア・フィッシング対策といったセキュリティ機能が整っており、社内のセキュリティレベルを引き上げたい企業に最適です。

特にテレワーク環境では端末や通信環境が多様化するため、一貫したセキュリティ体制を構築できる点が大きな強みです。

複数のデバイスで利用できる

Microsoft 365は、1ユーザーにつき最大5台のPC・スマートフォン・タブレットで利用可能なライセンス形態です。

オフィスのPC、自宅のノートPC、外出先のスマホなど、どの端末からも業務に取り組めるため、テレワークを導入する企業に最適です。

Microsoft365を有効活用するコツ

Microsoft365を有効活用するコツは、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

自社に最適なプランを選択する

Microsoft 365には、Business Basic、Business Standard、E3、E5など複数のプランが用意されています。

機能・価格・対象人数が異なるため、自社の規模や業務内容に応じた選択が必要です。

プラン選定を誤ると無駄なコストを支払うことにつながりかねません。導入前に必要機能を洗い出し、無駄のない契約を心がけましょう。

利用後のイメージを事前に確認しておく

Microsoft 365の導入効果を最大限に引き出すには、利用開始後のイメージを関係者で明確に共有しておくことが重要です。

どの業務で・誰が・どのように使うかを導入前に可視化しておくことで、定着率と効果は大きく変わります。

特に現場ユーザーの抵抗感を減らすには「実際にどう便利になるか」を丁寧に伝えることが効果的です。

事前に利用するイメージを確認しておくことで、スムーズな導入へとつながります。

まとめ | Microsoft365はできることが豊富なグループウェア

Microsoft 365は、Officeアプリを中心に、ファイル共有・チャット・会議・セキュリティ管理など、業務を支えるすべてを統合したグループウェアです。

導入により、コスト削減・情報共有の高速化・働き方改革の推進といった多方面で効果を発揮します。

まずは自社に合ったプランを選び、段階的に使い慣れることが成功のポイントです。