Box（ボックス）とは？クラウドストレージの特徴・メリット・使い方までわかりやすく解説

Box（ボックス）は、企業向けに開発されたクラウドベースのファイル共有やコンテンツ管理がおこなえるサービスです。

世界中で10万社以上が導入しており、日本国内でも1万社以上の導入実績がある信頼度の高いツールです。（※参照元：docomo business Watch）

しかし、具体的にどのような特徴や機能があるのかわからないと悩みを抱える人も多いでしょう。

この記事では、Box（ボックス）の特徴やメリット、使い方までわかりやすく解説します。

記事を読めば、Box（ボックス）の特徴やメリット・デメリットを理解し、自社に適しているかどうか判断できるようになります。

Box（ボックス）とは？クラウド上でファイルを安全に管理・共有できるビジネス向けストレージサービス

Box（ボックス）とは、クラウド上でファイルの保存・共有・管理ができる法人向けストレージサービスです。

高度なセキュリティ対策と柔軟なアクセス制御により、機密情報の取り扱いにも適しています。

容量が無制限で大容量ファイルをスムーズに保存できるほか、Microsoft 365やGoogle Workspaceなどのアプリとの連携が可能です。

また、多様なアクセス権限設定によって情報漏えいのリスクも抑えられるため、セキュリティが気になる企業にも安心です。

＼ 容量無制限で大容量ファイルの保存も可能 ／

Box（ボックス）の特徴・メリット

Box（ボックス）の特徴・メリットは、以下のとおりです。

容量無制限で大容量ファイルも安心して保存できる

Box（ボックス）は、Businessプラン以上で容量無制限のクラウドストレージを提供しており、動画・高解像度の画像など、サイズの大きなファイルでも気兼ねなくアップロードできます。

プランの多くがストレージ容量無制限の特典を含んでおり、容量不足の心配はありません。

引用元：Box

Google DriveやDropboxなど、容量制限のあるクラウドサービスでは不安を感じる場面でも、Boxは容量を気にせず利用可能です。

業務のデジタル化が進む現代では、保存容量を気にせずに利用できる点は大きなメリットといえるでしょう。

1,500以上のアプリと連携できる

1,500種類以上のビジネスアプリケーションと連携できる点も、Box（ボックス）の特徴です。

Microsoft365やGoogle Workspaceといった日常業務で使っているツールと連携できるため、ワークフローの効率化につながります。

CRMやSFAといったツールとの連携も可能なほか、コンテンツの履歴やバージョン管理もおこなえるため、使用中のアプリをより効率よく利用したい人におすすめのサービスです。

セキュリティが強固

Box（ボックス）は、企業・官公庁からも採用される高度なセキュリティ機能を備えたクラウドストレージです。

Boxは、10万社以上のお客さまに利用されています。秘密情報を含む重要なデータを保護し、経済的損害、法的問題、信頼低下のリスクを低減します。

引用元：Box

ファイルはすべて、転送中・保存時ともにAES-256ビットで暗号化されるほか、ゼロトラストセキュリティを採用しています。

多要素認証（MFA）や7段階のアクセス権限設定、IP制限といったセキュリティ対策も採用しているため、安心してデータを預けることが可能です。

社内外問わずスムーズにファイル共有ができる

Box（ボックス）は、社内のチームメンバーはもちろん、社外の取引先や顧客とも安全かつ柔軟にファイルを共有できる点が大きなメリットです。

フォルダへのユーザー招待機能やBoxアカウントを持たない社外の人にも、URLを送るだけでファイルを共有できます。

リンクには「閲覧のみ」「ダウンロード可」「特定のドメインに限定」などの制限もかけられ、セキュリティ面も安心です。

7段階のアクセス権限設定で情報漏洩リスクを最小限に抑えられる

Box（ボックス）では、ファイルやフォルダに対して7段階のアクセス権限を設定でき、閲覧・編集・アップロードなどの操作を細かくコントロールできます。

権限内容	Owner / Co-Owner	Editor	Viewer Uploader	Previewer Uploader	Viewer	Previewer	Uploader
ファイルの編集	〇	〇	×	×	×	×	×
ファイルのアップロード	〇	〇	〇	〇	×	×	〇
ファイルのダウンロード	〇	〇	〇	×	〇	×	×
ファイルのプレビュー表示	〇	〇	〇	〇	〇	〇	×
コメントの表示・追加	〇	〇	〇	〇	〇	〇	×
ファイル・フォルダの削除	〇	〇	×	×	×	×	×
ユーザーの招待・権限変更	〇	〇	×	×	×	×	×
タグやメタデータの編集	〇	〇	△	×	×	×	×
ファイル名・フォルダ名の変更	〇	〇	×	×	×	×	×

参考元：Box

クラウドストレージを活用する際に重要な必要最小限の権限のみを付与する「最小権限の原則（PoLP）」を実現できるため、情報漏えいのリスクを大幅に低減できます。

たとえば、外部パートナーには「プレビューのみ」の権限を、社内の一部メンバーには「アップロード可・編集不可」といった柔軟な設定が可能です。

従業員のヒューマンエラーによって発生する情報漏えいリスクを減らしたいと考えている人は、アクセス権限を細かく設定できる点は大きなメリットです。

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Box（ボックス）を導入するデメリット・注意点

Box（ボックス）を導入する際は、以下のデメリットにも注意するようにしましょう。

それぞれ詳しく解説します。

フォルダ構成が複雑になりやすく管理が難しくなる場合がある

Boxは柔軟にフォルダやファイルをアップロードできる一方で、フォルダ構成が複雑になると管理が煩雑になりやすい点には注意が必要です。

プロジェクト単位や部署別にファイルが増えていくと、どこに何があるのか把握しづらくなり、情報の検索や共有効率が悪くなる可能性があります。

また、誤って同名ファイルが別フォルダに保存されるなどのヒューマンエラーも起こりがちです。

フォルダ構成による課題を防止するためには、あらかじめフォルダ命名ルールや階層構造の設計をおこない、利生社全員がルールを遵守することが重要です。

オフラインの利用に適していない

Box（ボックス）はクラウド上でのファイル管理に特化したサービスであるため、インターネット接続が必要です。

そのため、ネットワークに接続していない環境ではファイルの閲覧・編集が制限されるデメリットがあります。

Box Driveを使えば一部のファイルをローカルに保存してオフラインでも操作することは可能ですが、あらかじめ「オフライン対応」に設定しておく必要があり、全ファイルに一括で対応できるわけではありません。

また、モバイル環境や出張先などで急にファイルを参照したい場合、ネット接続が不安定だと業務に支障が出るリスクもあります。

Box（ボックス）の使い方 | 基本編

＼ 容量無制限で大容量ファイルの保存も可能 ／

Box（ボックス）の使い方 | 応用編

Box（ボックス）には便利な機能が多数搭載されており、正しい使い方を把握しておくと、より効率よく扱えるようになります。

ここからは、Box（ボックス）の便利な使い方について解説します。

Box Sync

Box Syncは、Boxが提供するデスクトップ同期アプリケーションで、ローカルフォルダとクラウド上のBoxを双方向で自動同期できるのが特徴です。

Box Syncは、Boxに保存されているデータをデスクトップにミラーリングする生産性向上ツールです。

引用元：Box

インターネット接続がない状態でもファイルの閲覧・編集が可能で、作業内容はオンライン復帰後に自動でBox（ボックス）に反映されます。

ただし、Box Syncには最大10万ファイル・100GBまでの同期制限があるほか、macOSの一部バージョンでは非対応という制約もあります。

Box Notes

Box Notesは、Boxプラットフォーム内で動作するリアルタイム共同編集対応のノート作成ツールです。

最大30人の同時編集や無制限の閲覧者設定が可能で、会議の議事録作成やプロジェクト計画の作成などに適しています。

バージョン履歴自動保存や画像・表・コードブロックの埋め込みが可能なため、使いやすさと多機能性にも優れています。

Box Edit

Box Editは、ブラウザ上のBoxファイルをワンクリックで、Word・Excel・PowerPointなどのPCにインストールされたアプリを編集できる機能です。

Box Editをインストールすると、Boxフォルダ内にあるドキュメントをウェブから直接デスクトップアプリケーションで開くことができるようになります。

引用元：Box

ローカルにダウンロードせずにOfficeアプリが編集できるほか、保存すればクラウドに自動反映されるため、バージョン管理も簡単におこなえます。

Box上で複数人で同時編集が可能なため、リアルタイムで意思疎通を図りながら編集し、作業効率を上げられるでしょう。

直接ファイルの編集をおこなうため、間違った操作をしないように注意が必要です。

Box for Gmail、Box for Outlook

Box（ボックス）は、クラウドストレージ機能だけでなく、GmailやOutlookなどのメールサービスとの連携も可能です。

Box for Gmailを使用すると、GmailのUI上からBoxコンテンツにアクセスできるので、メールコラボレーションを効率化できます。

引用元：Box

Box for Outlookを使用すれば、OutlookのインターフェースにセキュアなBoxコンテンツリポジトリを直接統合することができ、メールの添付ファイルやメール本文を任意のBoxフォルダに直接保存できます。

引用元：Box

Boxとの連携によって、メール添付の誤送信リスクを防止しながら、効率的なファイル共有・管理が可能になります。

Box Drive

Box Drive（ボックスドライブ）は、Boxに保存されたクラウド上のファイルを、WindowsのエクスプローラーやMacのFinderからローカルファイルのように直接操作できるデスクトップアプリです。

ファイルは自動的にクラウドと同期されるため、アップロードやダウンロードの手間がなく、ストレージ容量も圧迫しません。

PCのデスクトップと同じように操作できるため、操作の効率を上げるためにおすすめの機能です。

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Box（ボックス）によくある質問

まとめ｜Box（ボックス）はビジネスに最適なクラウドストレージ

Box（ボックス）は、高いセキュリティ性と柔軟なファイル共有機能を兼ね備えたクラウドストレージサービスとして、多くの企業で導入されています。

容量無制限で大容量ファイルもスムーズに保存できるほか、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど1,500以上の業務アプリと連携できる点も大きな強みです。

また、7段階のアクセス権限設定や多要素認証（MFA）など、情報漏洩リスクを最小限に抑える機能も充実しており、セキュリティを重視する企業にも適しています。

業務のデジタル化を推進し、安全に情報を管理・共有したい企業は、ぜひBox（ボックス）を利用してみてください。

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