情報システムとは？定義や具体例、導入方法までわかりやすく解説

情報システムは、企業活動を支えるために欠かせない仕組みです。しかし、導入や運用の方法を誤ると、思った効果が得られなかったり、余計なコストがかかったりするリスクがあるため、注意が必要です。

筆者は企業の情報システム部門としての勤務経験があるほか、現在もさまざまな企業の現場で情シス業務を担当しています。

経験から得た知識をもとに、この記事では情報システムとは何かから具体例や導入手順、注意点まで解説します。

記事を読めば、経営者や情報システム担当者が情報システムを正しく理解し、最適な導入・運用につなげられる知識が得られます。

情報システムとは企業活動を支える仕組みのこと

情報システムとは、企業が業務を効率的かつ正確に進めるために必要な情報の収集・処理・活用をおこなう仕組みです。

業務や日常生活においては多くの情報を扱いますが、情報システムの利用によって膨大な情報を効率よく使用することが可能です。

しかし情報システムを適切に運用するためには、専門的な知識・スキルが必要です。現代では、リモートワークによるセキュリティ対策や通信環境の整備などといった課題もあります。

現代の課題に対応するためにも多くのIT企業は、セキュリティサービスや通信サービスを提供し、情報システムの運用と管理のサポートをおこなっています。

情報システムは基幹システムと情報系システムの2種類

情報システムは、大きく以下の2種類にわけられます。

それぞれ詳しく解説します。

基幹システムは企業の中核業務を担うシステム

基幹システムとは、企業の収益や生産性に直結する業務を処理するシステムを指します。

具体的には会計システム、販売管理システム、生産管理システム、人事給与システムなどが含まれます。

基幹システムは止まれば業務が止まり、顧客対応や取引に大きな支障をきたすため、高い安定性と信頼性が求められる点が大きな特徴です。

情報系システムは意思決定や情報共有を支えるシステム

情報系システムは、経営層や従業員が迅速に意思決定を行うために必要な情報を整理・提供する仕組みです。

社内ポータル、グループウェア、ビジネスチャット、BIツールなどが代表例です。情報系システムは基幹システムから得たデータを集計・分析し、グラフやレポートとして可視化することで、経営戦略や業務改善に役立ちます。

また、情報共有をスムーズにすることで組織内のコミュニケーションを強化し、部門間の連携を促進することが可能です。

リモートワークの普及した現代では、情報系システムの活用が不可欠となりつつあります。

身近にある情報システムの具体例

情報システムについていまいちイメージがわかない人は、身近にある具体例を参考にしてみましょう。

身近にある情報システムについて解説します。

銀行のATM

銀行ATMは、金融機関の基幹システムと直結する具体例です。利用者がカードを挿入して暗証番号を入力すると、ネットワークを通じて口座情報や残高が照会され、取引内容が即時に反映されます。

銀行のATMが存在しているため、どの支店やコンビニATMでも同じように利用可能です。さらに、ATMはセキュリティ対策が徹底されており、不正利用を防ぐ監視システムや暗号化技術が組み込まれています。

スピーディかつ安全な取引を実現している点からも、ATMは情報システムの信頼性と安定性を象徴する存在といえるでしょう。

スマートフォンのバーコード決済

スマートフォンのバーコード決済も、情報システムの具体例です。PayPayやau PAYなどのアプリを利用すれば、QRコードを提示するだけで、決済が完了します。

バーコード決済の裏側では、店舗のPOSシステムと決済事業者のサーバーが即時に連携し、利用者の口座やクレジットカード情報と照合されます。

そのため、現代では現金を持ち歩かなくても安全かつスピーディに買い物が可能です。

切符の購入システム

駅の券売機やオンライン予約システムも、身近な情報システムの代表例です。利用者が行き先や日時を入力すると、在庫として管理されている座席情報や運行データと照合され、購入可能かどうかが判定されます。

決済が完了すると、座席の予約情報がシステム全体に反映され、重複して購入されることを防止しています。

また、オンライン予約ではスマートフォンに電子チケットを発行でき、改札口での読み取りと連動してスムーズな入場を実現することが可能です。

企業における情報システム部門の役割

情報システム部門は、企業のIT活用を推進し、経営と現場の橋渡しをする重要な存在です。

単にシステムを導入・管理するだけでなく、経営戦略に沿ったIT施策の立案、システム運用の安定化、セキュリティ強化、社員の業務効率化支援など、多岐にわたる役割を担います。

ここからは、企業における情報システム部門の具体的な役割について解説します。

IT戦略の立案・実行

情報システム部門の重要な役割が、経営戦略に基づいたIT戦略の立案・実行です。単なるシステム導入ではなく、経営目標を達成するためにどのようなIT活用が必要かを明確にし、中長期的なロードマップを描きます。

たとえば、売上拡大を目的とする場合はCRMやECシステムの導入、コスト削減を目指すならRPAやクラウドの活用といった具体策を検討します。

また、計画の段階では経営層や各部門とコミュニケーションを取りながら優先順位を定め、リスク管理や効果測定もおこないます。

IT資産管理

情報システム部門は、企業が保有するIT資産を適切に管理する責任を担います。

IT資産とは、PCやサーバー、ネットワーク機器などのハードウェア、OSやアプリケーションのライセンス、クラウドサービスの契約情報などを指します。

IT資産を適切に管理せずに運用すると、不要なコストの発生やセキュリティリスクにつながるリスクがあります。

そのため、情報システム部門はライセンス更新漏れを防ぐ仕組みや使用していないソフトの契約を見直すことで、コスト削減とセキュリティ強化をおこなうことが必要です。

社内システムの導入・運用・保守

情報システム部門は、新しい社内システムの導入から、日常的な運用、そして障害対応や改善を含む保守までを一貫して担います。

導入段階では、現場のニーズを正確に把握し、要件定義をおこなったうえで最適な製品やサービスの選定をおこないます。

運用フェーズでは、システムが安定して稼働するよう監視やメンテナンスを行い、トラブル発生時には迅速に対応するのが仕事です。

セキュリティ対策

情報システム部門の重要な役割の一つが、企業を脅威から守るためのセキュリティ対策です。近年はサイバー攻撃や情報漏洩のリスクが高まり、企業規模を問わず重大な被害が発生しています。

対策としては、ファイアウォールやEDRの導入、アクセス権限の適正化、ログ監視、パッチ適用の徹底など多岐にわたります。

また、システム的な防御だけでなく、従業員へのセキュリティ教育も欠かせません。

社内ITインフラの整備

情報システム部門は、従業員が日常業務をスムーズに行えるよう、社内ITインフラを整備する役割を担います。

ITインフラとは、ネットワーク回線、サーバー、ストレージ、クラウド環境、そしてPCや周辺機器など、業務を支える基盤そのものです。

適切なインフラ整備により、業務システムの安定稼働や社内外との円滑なコミュニケーションを実現できます。

また、テレワークやモバイルワークが普及する現在では、VPNやゼロトラスト環境の構築といった新しいインフラ整備も求められています。

ヘルプデスク業務

情報システム部門の窓口として従業員のサポートをおこなうのがヘルプデスク業務です。システムやPCの不具合、アカウント関連のトラブル、操作方法の質問など、幅広い問い合わせに対応します。

ヘルプデスクは単にトラブルを解決するだけではなく、業務を停滞させないために必要な存在です。また、問い合わせ内容を記録・分析し、再発防止策やマニュアル整備につなげることも重要です。

情報システムを導入するメリット

情報システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

コスト削減で経営資源を有効活用できる

情報システムを導入すれば、人の手で繰り返しおこなっていた作業の自動化が可能です。自動化を実現できれば、人件費や残業代の削減につながるほか、ヒューマンエラーによるセキュリティリスクも減らせます。

たとえば、請求書の作成や在庫管理をシステム化すれば、担当者が行っていた手入力作業が不要になり、ミスも減少できます。

また、クラウドサービスの活用により初期投資を抑えつつ最新の機能を利用できる点も、コスト面で大きなメリットです。

データ活用で意思決定のスピードが上がる

経営に必要なデータをリアルタイムで収集・分析できる点も、情報システムを導入するメリットです。

従来は紙の帳票やExcelを用いて時間をかけて集計していた情報も、システムが自動で集約し、経営ダッシュボードに表示されます。

経営層は収集したデータを把握し、迅速な判断を下すことが可能です。スピード感のある意思決定は競争力の源泉となるため、情報システムは重要な存在といえるでしょう。

業務効率化により生産性が向上する

情報システムを活用することで、業務フローのムダや重複作業を取り除き、全体の効率を高められます。

たとえば、、経費精算を紙やメールで行っている場合、申請から承認までに時間がかかり、ミスも発生しやすい状況です。

ワークフローシステムで自動化すれば、申請はオンラインで完結し、承認者にシステムを通じて申請が通知されます。

その結果、処理時間が短縮され、従業員は本来の業務に集中することが可能です。

セキュリティを強化できる

情報システムの導入により、セキュリティ対策を組織全体で統一して実施できます。アクセス権限の管理を細かく設定すれば、機密情報に触れられる人を限定でき、内部不正や情報漏洩を防止可能です。

また、ログを自動で記録する仕組みによって、不審な操作を即座に検知し、早期対応が可能です。

クラウドサービスを利用する場合でも、暗号化や多要素認証など最新のセキュリティ機能を備えており、中小企業でも高度な防御を実現できます。

情報システムを企業に導入する手順は？

情報システムを企業に導入する手順は、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

経営戦略を確認して導入の方向性を定める

情報システムの導入は、単なる業務効率化のためではなく、経営戦略を実現する手段として位置づけることが重要です。

たとえば、売上拡大が目的の企業であれば、CRMやECプラットフォームの導入が有効です。一方でコスト削減を重視する場合はRPAやクラウドサービスの活用が適しています。

このように、経営の目標や事業計画を踏まえた上で、システム導入の方向性を定めなければなりません。

情報システムを導入する目的を明確にする

情報システムを導入する際に重要なのは、なぜ導入するのかを明確にすることです。目的があいまいなままでは、システムの機能が経営課題や現場のニーズと合致せず、投資対効果が得られなくなります。

たとえば業務効率化が目的であれば、入力作業や承認フローの自動化を重視するべきです。売上拡大が狙いの場合は、顧客管理やデータ分析機能を重視する必要があります。

目的を明確に定めることで、システム選定の基準が明らかになり、現場に浸透しやすい導入が可能です。

現状の課題やニーズを調査する

情報システムの導入効果を最大化するためには、まず自社の現状を正確に把握することが欠かせません。現場の業務フローを洗い出し、時間やコストがかかっている作業、ミスが頻発している工程などを特定します。

また、従業員へのヒアリングをおこなうことで、実際に困っているポイントや改善してほしい点が浮き彫りになります。

さらに、既存システムを利用している場合は、機能不足や運用上の課題も整理しておくことが重要です。

現場の調査を通じてニーズを明確にすることで、本当に必要な機能や優先度が明らかになり、システム選定や要件定義の精度が高まります。

製品やベンダーの比較検討を行う

情報システムを導入する際には、複数の製品やベンダーを比較検討するプロセスが欠かせません。

導入目的や要件を満たしているかどうかに加え、機能の充実度、拡張性、サポート体制、コストのバランスを多角的に評価する必要があります。

また、将来的な事業拡大や組織変更を見据えて、柔軟に対応できるかどうかも重要な判断基準です。さらに、同業他社の導入事例や口コミを参考にすることで、実際の運用イメージをつかみやすくなります。

情報システム導入時の注意点

情報システム導入時の注意点は、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

費用対効果の検証を行う

情報システム導入の成否を左右する大きな要素が費用対効果の検証です。導入費用だけでなく、保守運用にかかるランニングコストも含めて総コストを算出し、投資がどれだけの効果を生むかを数値で評価します。

たとえば、年間100時間の作業を自動化できれば、人件費に換算した削減額が効果の一例となります。また、売上拡大や顧客満足度向上といった定性的な効果も合わせて検討することが必要です。

費用対効果の検証を怠ると高額なシステムを入れたのに効果がでないといった失敗につながります。

費用対効果を事前にシミュレーションし、経営層と現場が納得できる導入を進めることが重要です。

受け入れ体制を整備してシステム定着を促す

どれだけ優れた情報システムを導入しても、現場で活用されなければ意味がありません。そのためには、従業員が新しいシステムをスムーズに使いこなせる受け入れ体制を整備することが欠かせません。

具体的には、導入前の説明会やトレーニング、操作マニュアルやFAQの整備、問い合わせ窓口の設置などが有効です。

また、初期段階では利用状況をモニタリングし、定着が進んでいない部門には追加サポートを行うと効果的です。

現状の把握と要件定義を徹底する

情報システム導入で失敗が起こりやすい原因の一つが、現状分析と要件定義の不十分さです。

現行の業務フローや既存システムの利用状況を正しく把握しなければ、導入後に「必要な機能が足りない」「逆に不要な機能にコストをかけてしまった」といった事態に陥りやすくなります。

要件定義では、経営層の視点と現場のニーズを両立させることが重要です。たとえば、経営層は「データ分析を強化したい」と考えていても、現場は「日常業務の入力負担を軽減したい」と感じている場合があります。

このような認識のズレを調整し、優先度を整理することが重要です。

情報システムに関するよくある質問

まとめ | 情報システムは企業の発展に欠かせない存在

情報システムは、企業活動を根底から支える不可欠な仕組みです。基幹システムが日常業務を正確に処理し、情報系システムが意思決定や情報共有を支えることで、組織全体の生産性と競争力が高まります。

導入にあたっては、経営戦略との整合性を確認し、目的を明確化し、現状の課題を丁寧に調査することが成功の鍵です。

また、費用対効果の検証や現場の受け入れ体制整備といった注意点を押さえることで、投資効果を最大化できます。情報システムは単なるツールではなく、企業の成長を左右する戦略的な基盤です。