グループウェアとは？業務効率化を加速させる機能・メリット・導入のポイントを完全ガイド

こうした悩みを抱える企業は少なくありません。テレワークやハイブリッド勤務が浸透する中、社内の情報共有や業務連携をどう最適化するかは、多くの企業にとっての課題です。

そこで、社内の情報共有を一元化するうえでおすすめなのがグループウェアです。業務に必要な機能をひとつに集約し、情報の一元管理や業務効率化を可能にします。

この記事では、グループウェアの基本から導入のメリット、具体的な製品比較、失敗しない選び方までを網羅的に解説します。

記事を読めば、グループウェアについて理解し、自社に適したツールを導入できるようになります。

グループウェアとは何か？社内の情報共有を一元化するツール

グループウェアとは、社内の情報共有・業務管理・コミュニケーション機能を一つにまとめた統合ツールです。

働く場所や時間に関係なく、従業員同士が連携できる環境を構築できるため、DX時代において多くの企業から注目を集めています。

特に、次のような課題を抱えている企業はグループウェアによる導入効果が高いといえるでしょう。

上記を一元管理することで、情報の抜け漏れを防ぎ、生産性の高い働き方を実現できます。グループウェアは単なる便利ツールではなく、組織全体の業務改善に直結するツールです。

なぜ今、グループウェアが必要とされているのか？

グループウェアがこれほどまでに注目を集めている背景には、企業を取り巻く労働環境と経営課題の変化があります。

ここでは、なぜグループウェアが必要とされているのか、具体的な理由について確認しましょう。

働き方改革

現代は働き方改革によって、企業には残業時間の削減や柔軟な勤務制度、業務効率化が求められるようになりました。

しかし、従来の紙や電話を中心とした業務スタイルでは、残業時間の削減や多様な働き方の実現は困難であるといえるでしょう。

グループウェアを導入すれば、以下のようなことを実現できます。

アナログでおこなっていた稟議の申請・承認やクラウドのチャットなどを利用することで、スピーディな情報共有や業務が可能です。

つまり、業務効率化と従業員の働きやすさを両立させるためにも、グループウェアは不可欠になります。

企業のDX推進

DXを進めるうえで、取り組む必要があるのは日常業務の情報共有と業務のデジタル化です。

特に管理部門においては、申請・承認・連絡・調整などの情報が滞ることで、全体の業務効率に悪影響を与えるケースが少なくありません。

グループウェアは、チャットや掲示板、ファイル共有など社内の連携必要な機能が搭載されているほか、稟議書申請やスケジュール調整・タスク管理といった業務の効率化も可能です。

そのため、グループウェアは企業内での情報共有やコミュニケーションを円滑にすることで、企業のDX推進を加速するために重要なツールです。

グループウェアの主な機能

グループウェアの主な機能は、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

スケジュール管理・共有で会議調整がスムーズに

社員一人ひとりの予定を可視化し、リアルタイムで確認できるのがスケジュール管理機能です。グループウェアを導入すれば、会議や打ち合わせの日程調整にかかる時間を大幅に削減できます。

従来のようにメールや電話でいつ空いているかをやり取りする手間も削減できるため、スケジュール管理や日程調整を効率化したい場合におすすめです。

共用設備の予約でリソースの無駄を削減できる

会議室やプロジェクター、社用車など、社内の共有リソースをオンラインで予約・管理できる機能もグループウェアの魅力です。

利用状況が一目でわかるため、共有設備の貸借によるコミュニケーションもスムーズにおこなえます。

特に中規模以上の組織では、設備の利用が重なることが多く、予約の「見える化」はリソース活用の最適化につながるでしょう。

ワークフロー機能で申請業務をペーパーレス化

稟議や経費精算、勤怠申請など、社内で日常的に発生する申請業務を紙ベースでおこなう場合は、印刷や押印など時間と手間がかかります。

グループウェアのワークフロー機能を使えば、申請〜承認までのプロセスをすべてデジタル化できます。

チャット機能でリアルタイムな意思疎通が可能

メールによるやり取りでは、「返事が来ない」「文章が硬すぎて温度感が伝わらない」といった課題が生じやすくなります。

グループウェアに搭載されたチャット機能を活用すれば、業務連絡や相談をリアルタイムでおこなえるようになります。

とくにチームで動くプロジェクト業務においては、チャットがあるかどうかで連携力とスピード感が大きく異なるでしょう。

掲示板・回覧板で社内周知を効率化できる

グループウェアには、掲示板や回覧板機能も搭載されています。社内のお知らせや業務連絡をメールで一斉送信すると、「見ていない」「埋もれていた」などの問題が起こりがちです。

掲示板・回覧板機能を活用すれば、社内の人に確実かつ一斉に情報を届けることができ、伝達漏れのリスクを最小限に抑えられます。

グループウェア導入のメリット

グループウェア導入のメリットは、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

業務効率化で残業やミスを削減できる

グループウェアを活用すれば、ファイル共有や回覧機能などによって、業務効率化を実現できます。

稟議書申請に関しては、紙でおこなっていた業務を申請〜承認まですべてペーパレスで実現可能なため、社内の生産性を向上させられるでしょう。

業務効率化を実現すれば、残業時間の削減や業務負担の軽減によるヒューマンエラーの防止などにつながります。

社内コミュニケーションが活性化し組織が強くなる

業務効率だけでなく、社内の風通しを良くし、チームワークを強化できるのもグループウェアの大きな魅力です。

部署間の壁を超えた連携や、上下関係を問わないコミュニケーションが自然と生まれる環境を作り出します。

特に、会議や一日の予定を従業員同士で確認できるようになると、スケジュール調整やタスク管理も容易になります。

社内のコミュニケーションを活性化させるためにも、グループウェアは重要な役割を果たしているといえるでしょう。

テレワークでもスムーズに業務連携できる

テレワーク導入が進む一方で「情報共有ができない」「チーム連携がうまくいかない」といった課題に悩む企業は少なくありません。

グループウェアを導入すれば、ツールを通じてチャットやカレンダー、Web会議などの機能を使用できるため、スムーズなコミュニケーションが可能です。

このようにグループウェアを導入すれば、誰が何をしているのかわからない、相談したいのに連絡が取りづらいといった不安を解消できます。

グループウェア導入時に失敗しないために押さえるべき5つの視点

グループウェアを実際に導入する場合は、自社の業務や社内の雰囲気に適しているかどうかが重要です。グループウェア導入時に失敗しないために押さえるべき5つの視点は、以下のとおりです。

それぞれ詳しく解説します。

導入目的を明確にする

グループウェアはなんとなく便利そうだからなどの理由で導入すると、失敗する可能性が高くなるため注意が必要です。

導入の目的が明確でないと、運用段階でツールの活用方法が定まらず、形だけの導入で終わってしまいます。

業務効率化を実現したいのか、働き方改革に対応したいのかなど明確な目的を持って、グループウェアを導入するかどうか検討しましょう。

グループウェアで何を解決したいのかを明確にすると、スムーズに自社に適したツールを選べるようになります。

自社の業務フローに合うツールかを確認する

機能が豊富で高性能なグループウェアでも、自社の業務とマッチしていなければ意味がありません。

グループウェアを導入する際は、搭載されている機能や使用感が自社の業務と適しているか事前によく確認しましょう。

無料トライアル期間がある場合は活用し、自社で使用できそうか確認するのがおすすめです。

直感的な操作が可能か

高機能なグループウェアを導入しても、操作の難易度が高く、従業員が使いこなせなければ意味がありません。

特にITリテラシーがそれほど高くない企業の場合は、ITに対して苦手意識が強い人が多く、操作が難しいと定着しない可能性が高くなります。

管理者だけではなく、現場の担当者も使用します。そのため、ツールの使いやすさは機能以上に重視すべき視点といえるでしょう。

月額・初期費用などのコストを確認する

グループウェアを導入する際は、どのくらいのコストが発生するのかよく確認しましょう。

初期費用や月額費用などの課金形態に加え、導入するグループウェアが求める以上の機能を搭載し、割高なプランに契約しようとしていないか確認する必要があります。

導入前に見積もりだけでなく「運用後のランニングコスト」までシミュレーションしておくと、失敗を防げます。

セキュリティ対策は十分か

グループウェアは、スケジュールや申請、ファイルなど機密性の高い情報を扱うシステムです。導入時には「利便性」だけでなく、セキュリティ対策が万全かどうかを必ず確認する必要があります。

特にクラウド型グループウェアの場合、社外からもアクセス可能なため、情報漏えいリスクは常に存在します。

提供元の企業の信頼性やサポート体制などをよく確認し、セキュリティ対策十分なグループウェアを導入しましょう。

【比較】代表的なグループウェア4選

グループウェアを導入する際は、機能・操作性・サポート・コストなど、自社に合った製品を選定することが重要です。

ここでは、国内外で実績のある代表的なグループウェア製品を解説します。

Google Workspace

Google Workspaceは、Gmail・カレンダー・ドライブ・Meetなどを統合したグループウェアです。

直感的な操作性と、PC・スマホを問わない高いユーザビリティで、国内外を問わず幅広い企業で導入されています。

GmailやGoogleドライブは普段から利用する人も多く、導入をスムーズにおこなえます。

また、高度なセキュリティが保証されているため、社外からドキュメントにアクセスしたり、会議に参加したりする際にも安心です。

Microsoft365

Microsoft 365は、Word、Excel、Outlook、Teamsなど、ビジネスでおなじみのアプリを統合したグループウェアです。

すでにMicrosoft製品を利用している企業であれば、スムーズに導入することが可能です。

一般法人向けにはベーシック、スタンダード、プレミアムの3種類のプランがあり、安価なプランでも通話やビデオ会議、1人1TBのクラウドストレージが利用できます。

また、スケジュールやタスク管理などの機能も搭載されており、組織のコミュニケーションを円滑化したい場合にも役立つでしょう。

サイボウズGaroon

Garoon（ガルーン）は、サイボウズが提供する国産グループウェアです。

複雑な組織構造や多拠点展開にも対応しており、管理のしやすさ・多言語対応・他サービスとの連携性に強みを持っています。

柔軟なアクセス権限設定や多言語対応による海外拠点とのスムーズ連携が可能な点など、サイボウズGaroonは多くの企業におすすめのグループウェアです。

desknet’s NEO

desknet’s NEO（デスクネッツ・ネオ）は、500万ユーザー以上に利用されている国産グループウェアです。

多機能で使用性も高く、比較的安価なことから中小企業より支持を集めています。

ノーコードで業務アプリを作れる「AppSuite」を搭載しており、業務フローに合わせたカスタマイズも簡単です。

グループウェアに関するよくある質問

まとめ | グループウェアは社内業務の見える化と効率化を実現できる

グループウェアは、社内の情報共有・業務管理・コミュニケーションを1つに集約できるツールです。

テレワークや働き方改革、DX推進が求められる時代において、グループウェアによる業務効率化や多様な働き方の実現は、重要といえるでしょう。

一方で、目的が曖昧なままツールを導入すると、現場に定着せず失敗するリスクもあります。

そのため、自社の課題を明確にし、機能・操作性・コスト・セキュリティを比較した上での導入判断が必要です。