Microsoft365とは？概要やメリット・デメリット、料金プランまでわかりやすく解説
Microsoft365ってどのようなサービス？
Office365とは何が異なるの？
Microsoft365のメリット・デメリットが知りたい
このような悩みを抱える人は多いです。
Microsoft365は、クラウド型のサブスクリプションサービスとして、常に最新のOfficeアプリを利用できるだけでなく、TeamsやOneDriveなど多彩なサービスを統合的に利用できるサービスです。
従来型のOfficeは買い切り型で更新が追いつかず、情報共有やセキュリティ対応に課題を残してきました。そこで注目されているのがMicrosoft365です。
この記事では、Microsoft365の概要から、Office365との違い、導入メリットや注意点、料金プラン、導入手順まで解説します。
Microsoft365はクラウド型で常に最新のOfficeアプリを利用できるサービス
Microsoft365は、Word・Excel・PowerPointなどのOfficeアプリをクラウド上で常に最新版として利用できるサブスクリプション型サービスです。
従来の買い切り型Officeでは、数年ごとに新バージョンを購入する必要がありましたが、Microsoft365なら常に最新機能が追加され、セキュリティアップデートも即時に反映されます。
さらに、クラウド保存機能によって場所やデバイスを選ばずに作業でき、共同編集や共有もスムーズです。
社内の情報共有効率を大幅に向上させ、テレワークやハイブリッドワークにも柔軟に対応できる点が多くの企業に支持されています。
Office365との違い
Microsoft365は、かつて提供されていたOffice365を発展的に統合したサービスです。Microsoft365とOffice365の主な違いは、サービスの提供範囲です。
Office365は主にOfficeアプリをクラウドで提供するサービスでしたが、Microsoft365は「Teams」や「OneDrive」などのコラボレーションツール、デバイス管理やセキュリティ機能まで含めた統合的なプラットフォームです。
文書作成だけでなくコミュニケーションやセキュリティ管理まで一括で対応できる点が強みといえます。
| 項目 | Office365 | Microsoft365 |
|---|---|---|
| 提供開始 | 2011年 | 2020年以降 |
| 提供内容 | Word、Excel、PowerPointなどOfficeアプリ | Officeアプリ＋Teams、OneDrive、Intune、セキュリティ機能 |
| サービス範囲 | 文書作成やメールを中心 | 文書作成、コミュニケーション、リモートワーク、情報保護まで包括 |
| 更新方式 | 定期的な機能更新 | 自動で常に最新機能が利用可能 |
| 主な利用者層 | 中小〜大企業の業務アプリ利用者 | DX推進を目指す幅広い企業・教育機関 |
Microsoft365を導入するメリット
Microsoft365を導入するメリットは、以下のとおりです。
それぞれ詳しく解説します。
TeamsやOutlookで社内コミュニケーションを活性化できる
Microsoft Teamsはチャット、ビデオ会議、ファイル共有を一体化したツールで、業務のやり取りをリアルタイムにおこなえます。
メール中心のコミュニケーションでは返信に時間がかかることがありますが、Teamsを使えば短いチャットで活性化できます。
また、Outlookと連携することで、スケジュール管理やタスク割り当ての効率化が可能です。
Microsoft365ではTeamsやOutlookをうまく活用することで「伝達に時間がかかる」「会議が多すぎる」といった課題を解消し、迅速な意思決定が可能になります。
リモートワーク環境を整備できる
OneDriveやSharePointを利用すれば、社内ファイルをクラウドに保存し、従業員は自宅や外出先からでも安全にアクセスできます。
共同編集に対応しており、複数人が同時に同じ文書を編集できるため、従来のようにファイルをメールで送受信する手間が不要です。
また、モバイル端末からも利用可能なため、出張先や移動中でも業務をおこなえます。
導入するだけでリモートワーク環境を簡単に整備できるMicrosoft365は、柔軟な労働環境を求める企業にとって大きな魅力といえるでしょう。
高度なセキュリティ機能で情報漏洩リスクを軽減できる
Microsoft365には多要素認証、条件付きアクセスなどのセキュリティ機能が標準搭載されています。
- 多要素認証
- 条件付きアクセス
- メールに対するスパム対策、マルウェア対策、フィッシング対策の保護
そのため、不正アクセスや内部不正による情報漏洩リスクを大幅に減らせます。
リモートワークでは、自宅や外出先から社内システムに接続する場面が増えるため、従来よりセキュリティリスクが高まるでしょう。
Microsoft365を導入すれば、クラウド基盤に最適化されたセキュリティ対策を利用できるため、中小企業でも安心して利用可能です。
Microsoft365のデメリット・注意点
Microsoft365のデメリット・注意点は、以下のとおりです。
それぞれ詳しく解説します。メリットばかりではなく、デメリットも確認し、自社で導入するべきかどうかの判断をしましょう。
月額・年額制で利用期間中は継続的にコストが発生する
Microsoft365はサブスクリプション型のため、毎月もしくは毎年の利用料を支払い続ける必要があります。
買い切り型Officeのように一度購入して長く利用するモデルではないため、契約を終了すればアプリやサービスも利用できなくなります。
企業の規模が大きくなると月額のコストが高くなるため、運用の際に負担になる可能性もあるでしょう。
ただし、常に最新のOfficeアプリやセキュリティを利用できる点を考慮すれば、アップグレード費用や追加ライセンスの購入コストを削減できる点もメリットです。
自動アップデートにより使用感や機能が変わる可能性がある
Microsoft365は自動的に新機能やUIの更新がおこなわれるため、常に最新環境を利用できる反面、利用者が意図しないタイミングで仕様が変わることがあります。
たとえば「ボタン配置が変わり操作が分かりにくくなった」「従来の機能が非推奨になり利用できなくなった」といったケースです。
アップデートの影響でUIが変更されると、従業員が戸惑い作業効率が低下するリスクがあります。
特に大人数が利用する企業では、変更内容を社内で周知し、必要に応じて研修を実施する体制が欠かせません。
Microsoft365の料金プラン
Microsoft 365には、業務規模や必要機能に応じて選べる「Business Basic」「Business Standard」「Business Premium」の3つの主要プランがあり、それぞれ提供機能と価格に違いがあります。
それぞれのプランについて解説します。
| プラン名 | 年間払い（ユーザー/月・税抜） | 主な特長 |
|---|---|---|
| Business Basic | ¥899 | Web・モバイル版Officeアプリ、法人メール、1 TB OneDrive、Teams・Bookingsなどの基本機能 (Microsoft) |
| Business Standard | ¥1,874 | 上記に加え、デスクトップ版Officeアプリ、ウェビナー、Clipchamp／Loopなどの創作・共同機能 (Microsoft) |
| Business Premium | ¥3,298 | 上記＋高度なセキュリティ（Defender for Business等）・デバイス管理機能付き (Microsoft) |
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Basicは、リーズナブルに利用できるエントリープランです。
Word・Excel・PowerPointといったOfficeアプリをWebブラウザやモバイルアプリで利用可能で、1ユーザーあたり1TBのOneDriveストレージが付属します。
また、法人向けのOutlookメールやTeamsによるオンライン会議・チャット機能も利用できるため、コストを抑えながらリモートワーク環境を整備したい小規模企業に最適です。
ただし、デスクトップ版のOfficeアプリは含まれないため、オフライン利用や高度な編集を頻繁に行う場合には不向きです。
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft 365 Business Standardは、Business Basicの機能に加え、Word・Excel・PowerPoint・Outlookなどの デスクトップ版Officeアプリ を利用できます。
オフライン環境でも編集作業が可能で、作業効率が大幅に向上します。さらに、ウェビナー開催やClipchampを用いた動画編集、Loopによる共同作業など、クリエイティブかつ柔軟な機能も提供されます。
中小規模の企業で「日常業務の効率化」と「リモートワーク両立」を実現したい場合に最適です。
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Business Premiumは、Business Standardの全機能に加え、「Microsoft Defender for Business」によるエンドポイントセキュリティや、「Intune」を活用したデバイス管理機能が利用可能です。
そのため、不正アクセス防止、モバイル端末管理、データ保護などを包括的におこなえます。
特にリモートワークを積極的に推進する企業や、セキュリティ要件が厳しい業種（金融・医療など）には欠かせないプランです。
Microsoft365の導入方法は？
Microsoft365を導入する際は、以下のようなステップで導入を検討するようにしましょう。
- 必要なサービスを検討する
- 企業規模や業務に適したプランを探す
- セキュリティ対策を確認する
- 申し込みをおこなう
それぞれのステップを詳しく解説します。
必要なサービスを検討する
まずは、自社に必要なサービスを明確にしましょう。たとえば、Officeアプリだけ利用できれば十分なのか、TeamsやSharePointを用いたコミュニケーション強化が必要なのかを洗い出します。
リモートワークを前提とする企業なら、クラウドストレージや共同編集機能が欠かせません。
反対に、オフィスワーク中心で文書作成が主な用途なら、シンプルな構成でも対応可能です。
導入目的を整理することで、無駄なコストを削減し、必要な機能を最大限に活用できます。
企業規模や業務に適したプランを探す
次に、自社の従業員数や業務内容に合うプランを検討しましょう。小規模企業であれば「Business Basic」がコスト効率に優れますが、オフラインでOfficeを使うことが多ければ「Business Standard」が適しています。
さらに、セキュリティ対策や端末管理を重視する場合は「Business Premium」を選ぶ必要があります。
人数や業務の複雑さに応じた選択をおこなうことで、無理のないコストで最大限の効果を発揮できます。
セキュリティ対策を確認する
Microsoft365には多層的なセキュリティ機能が組み込まれていますが、業種や企業規模によっては追加の設定や運用が必要です。
たとえば、金融や医療のように個人情報を扱う業種では、多要素認証や条件付きアクセスを強化する必要があります。
また、従業員が社外から利用する場合は、端末の暗号化やデバイス管理も欠かせません。
導入段階で必要なセキュリティ要件を明確にしておくことで、後からのトラブルや情報漏洩リスクを最小化できます。
申し込みをおこなう
準備が整ったら、Microsoftの公式サイトから申し込みをおこないます。契約後は管理センターからユーザーを追加し、各アカウントに必要な権限を設定します。
まとめ | Microsoft365は企業の生産性とセキュリティを同時に高めるクラウドサービス
Microsoft365は、常に最新のOfficeアプリを利用できるだけでなく、Teamsによるコミュニケーション強化やOneDriveでのファイル共有、そして高度なセキュリティ機能まで備えた総合的なクラウドサービスです。
コスト面やアップデート対応といった課題はあるものの、利便性と業務効率化の効果は非常に大きいといえます。
自社の業務規模やニーズに合ったプランを選択し、企業の業務効率化を実現しましょう。